Byrokratian ja organisaatiosuunnittelun johtaminen

Oppimistavoitteet:

·         ymmärrät Max Weberin ja byrokratian merkityksen johtamisajattelulle

·         ymmärrät kuinka ja miksi niin monet organisaatiot ovat samanlaisia muotoilultaan ja käytännöiltään

·         tiedät mikä on kontingenssiteoria

·         osaat keskustella koosta, teknologiasta ja ympäristöstä avainkontingensseina, jotka liittyvät organisaation rakenteeseen

·         ymmärrät byrokraattisten organisaatiomallien rajallisuuden ja tutustut uudempiin organisaatiomalleihin

Byrokratia määriteltiin luennolla hierarkiasta koostuvaksi organisaatiomuodoksi, jossa tietämys ja asiantuntijuus on erilaistettu. Weberin byrokratian ideaalimallilla tarkoitetaan hallintomallia, jossa ihmisillä on tarkat toimenkuvat sekä selkeät ohjeet työtehtäviensä tekoon ja heidän valtansa pohjautuu pelkästään työntekijöiden ammattitaitoon ja asemaan. Päätökset tehdään organisaatiossa persoonattomasti sääntöjen mukaan, ettei ketään suosittaisi. Viestintä tapahtuu tavallisesti ylhäältä alaspäin, eli johdosta työntekijätasolle, ja organisaation toiminta on rationaalista sekä laskelmoitua johdon asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi. Mallissa esimiehellä on huomattavasti valtaa, mutta samalla myös vastuuta. Esimies vastaa kaikista päätöksistään, vaikka olisikin delegoinut tehtäviä organisaatiossa alaspäin.

Apteekin organisaatio on varsin hierarkkinen ja siinä on yllättävän paljon yhtäläisyyksiä byrokratiamalliin. Henkilöstön tulee olla suorittanut tietty koulutus, jotta voi toimia farmaseutin, proviisorin tai apteekkarin tehtävissä. Eräisiin tehtäviin vaaditaan riittävä koulutus ennen kuin niitä voi tehdä, esimerkiksi apteekin tekninen henkilökunta ei saa antaa lääkeneuvontaa tai valmistaa lääkkeitä ja apteekkarina saa toimia vain laillistettu proviisori. Apteekissa on myös lukuisia sisäisiä toimintaohjeita, viranomaismääräyksiä sekä lakeja ja säädöksiä, joita apteekin tulee noudattaa toiminnassaan. Myös apteekin toimintaa dokumentoidaan mm. reseptipäiväkirjalla, kirjaamalla ja raportoimalla ex-tempore valmistusta, huumausainekirjanpidolla jne. Lukuisilla ohjeilla ja säännöillä sekä toiminnan dokumentoinnilla varmistetaan laadukkaat apteekkipalvelut koko Suomessa. Monesti myös viestintä tapahtuu ylhäältä alaspäin, vaikka nykyään viesti kulkee pääasiassa toiseenkin suuntaan.

Byrokraattinen organisaatiomalli toimii varmasti hyvin poliisilaitoksen ja puolustusvoimien kaltaisissa organisaatioissa. Kriisitilanteissa jokaisella osallisella tulee olla tiedossa oma paikka ja tehtävä. Tilanteet tulevat monesti niin nopeasti eteen, ettei siinä ole aikaa eikä tarkoituksenmukaista alkaa pohtimaan erilaisia toimintatapoja tai kyselemään muiden mielipiteitä siitä, miten tässä tilanteessa olisi parasta toimia. Kuten luennollakin kävi ilmi, byrokraattinen toimintamalli ei varmasti ole kovinkaan hedelmällinen luovilla aloilla, joissa rajojen rikkominen ja uuden keksiminen on toivottavaa.

Kontingenssiteoriassa on kolme avainkontingenssia: ympäristö, teknologia ja koko. Avainkontingenssit muokkaavat orgaanisaatiota ja organisaatio yrittää puolestaan mukautua niihin. Organisaatiolla on todennäköisesti byrokraattinen rakenne, jos sen ympäristö on vakaa ja hyvin ennustettavissa oleva, jos se omaksuu rutinoituja teknologioita ja jos kyseessä on suuri organisaatio. Mekanistisessa organisaatiossa suorittavan työn tekijöillä on yksinkertaisia ja toistettavia tehtäviä, ympäristö on vakaa, organisaation vastuut ja auktoriteetit on määritelty tarkasti ja johtamiskäytännöt ovat hierarkkisia. Mekanistisia organisaatioita ovat esimerkiksi puolustusvoimat, poliisi, sairaalat, autotehtaat ja pikaruokaravintolat. Orgaanisessa organisaatiossa puolestaan on dynaaminen ja monimutkainenkin toimintaympäristö. Henkilöstöltä toivotaan luovuutta ja innovaatioita. Vastuut, päätöksenteko ja kommunikointitavat riippuvat tilanteesta. Mainostoimistot, konsulttitoimistot ja tutkimustyötä tekevät yritykset ovat yleensä orgaanisia organisaatioita.

HJ